Atualização da forma como garantimos a conformidade dos comerciantes

A partir de julho deste ano, a FLOCERT utilizará um conjunto de ferramentas atualizado para verificar a conformidade dos comerciantes, com base numa combinação de métodos e ferramentas de garantia de última geração. Embora esta medida não exija qualquer ação imediata por parte dos nossos clientes comerciantes, irá provocar algumas alterações na forma como auditamos os comerciantes certificados. Aqui estão mais detalhes sobre as principais características do nosso conjunto de ferramentas atualizado.

A partir de julho de 2023, como cliente comerciante, receberá uma combinação de auditorias no local, digitais e remotas, adaptadas ao perfil da sua empresa e apoiadas por dados dos nossos sistemas técnicos. Esta variedade de ferramentas permite-nos alargar o ciclo de certificação de três para cinco anos.

Com esta inovação, pretendemos melhorar e modernizar o nosso trabalho de garantia sem aumentar os custos para si. O conjunto de ferramentas atualizado permite-nos alavancar a nossa competência, processos, conhecimentos de dados e tecnologia, respondendo às necessidades actuais e futuras do sistema Fairtrade. Como cliente, beneficiará de auditorias mais fáceis e de auditores altamente informados. A confiança na Marca de Comércio Justo também será reforçada, uma vez que seremos capazes de detetar mais eficaz e rapidamente se uma empresa não está a seguir os Critérios de Comércio Justo.

Estas são as principais novidades do nosso conjunto de ferramentas atualizado:

Ciclo de certificação alargado: A combinação de ferramentas de garantia permite-nos alargar o ciclo de certificação dos comerciantes para cinco anos. Por conseguinte, efectuaremos auditorias de renovação de cinco em cinco anos. Durante este ciclo, haverá uma combinação de auditorias centradas no local e à distância, bem como auditorias digitais. Para refletir o ciclo prolongado, o seu certificado atual será prorrogado por dois anos. Receberá automaticamente o seu certificado atualizado através da plataforma Intact ao longo deste ano.

Inclusão de auditorias digitais: O Tribunal introduziu este novo tipo de auditoria (que não requer o envolvimento direto do cliente) como uma ferramenta complementar em 2021. Agora, cada cliente terá uma auditoria digital uma vez por ciclo de certificação. Esta auditoria permite-nos identificar potenciais problemas de conformidade, explorando os dados que uma empresa comunicou na plataforma Fairtrace. A auditoria abrange todas as transacções e centra-se em critérios críticos, tais como garantir que a cadeia de fornecimento é certificada e que o Preço Mínimo e o Prémio do Comércio Justo correctos são pagos.

Continuação das auditorias à distância: Estas auditorias têm sido uma necessidade desde o início da pandemia de COVID-19 e provaram ser um instrumento de garantia altamente credível para auditorias em que não são necessários controlos físicos. Nestes casos, uma auditoria remota substituirá uma auditoria no local no novo ciclo de certificação.

Dashboards de apoio aos auditores: Os nossos auditores podem agora utilizar dashboards baseados em soluções de business intelligence para se prepararem para as auditorias, por exemplo, identificando antecipadamente possíveis desvios ou tópicos que valha a pena investigar e discutir durante a auditoria.

Alertas Fairtrace: Esta ferramenta analisa a nossa plataforma de relatórios Fairtrace em busca de problemas críticos de conformidade e de relatórios e envia notificações automáticas aos analistas de certificação para que possam tomar medidas imediatamente. Estes alertas permitem-nos monitorizar a conformidade com base em informações quase em tempo real e, assim, resolver rapidamente quaisquer discrepâncias diretamente, em vez de serem assinaladas durante as auditorias.

Indução de aprendizagem eletrónica para novos clientes: Para garantir que todos os novos clientes entram no sistema com um nível mínimo de conhecimento sobre tópicos específicos relevantes, lançámos uma iniciativa de indução de e-learning. Esta formação apoia os novos clientes no seu percurso de certificação, evitando erros comuns.

Começaremos a aplicar estas características a partir de 1 de julho de 2023. Se tiver uma auditoria iminente, contactá-lo-emos antecipadamente, como é habitual, com informações sobre a forma como esta será efectuada.

Se tiver alguma dúvida, não hesite em contactar o nosso Serviço de Apoio ao Cliente através do endereço flocert@flocert.net.

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